車両予約

社用車の予約管理で
こんなことはありませんか？

COLUMN
社用車コスト削減の第一歩、
予約管理のムダを省く方法とは

• 1. 社用車管理に潜むムダとは
• 2. 社用車の予約管理のムダ
• 3. 予約管理のムダをなくす方法
• 4. 社用車の予約管理システムの選び方

1. 社用車管理に潜むムダとは

社用車管理のコストには、会計上わかりやすい「見えるコスト」と、日々の業務に溶け込み気づきにくい「見えないコスト」があると思います。「見えるコスト（直接コスト）」は、車両の購入・リース費用、駐車場代、税金、保険料、車検代、ガソリン代などです。これらは費用が額面ではっきりしており把握しやすいコストと言えます。

一方で見過ごされがちなのが、管理業務の人件費や非効率な運用による機会損失といった「見えないコスト」です。そして、この見えないコストの根源に、今までリアルタイムで視覚化されづらかった「社用車の予約管理」が存在しています。

2. 社用車の予約管理のムダ

多くの企業では、社用車の予約管理を、ホワイトボードや表計算ソフトの共有ファイルで実施しています。一見すると機能しているように見えますが、これらのアナログな管理方法には深刻なムダとリスクが潜んでいるのです。

ケース1：ホワイトボードや紙の管理表での予約

事務所に設置されたホワイトボードや紙の管理表に、利用者が手書きで記入していく方法です。手軽に始められますが、以下のような問題があります。

• リアルタイム性の欠如： 外出中のドライバーは、事務所に戻るか、誰かに電話で確認してもらわない限り、最新の状況を知ることができません。「今から営業先に行きたいのに、車が空いているかわからない」という状況は、大きな機会損失です。
• ダブルブッキングの発生： 記入ミス、確認漏れ、消し忘れなど、細かなミスによるダブルブッキングが頻発します。「使おうと思ったら、他の人が予約していた」という事態は、従業員間の無用なトラブルを引き起こします。
• 予約手続きの手間： 予約や変更・キャンセルのたびに、利用者は事務所の設置場所まで足を運ぶ必要があります。この移動時間と手間は、大きなムダです。
• 属人化と管理者の負担増： 事実上、管理担当者が予約の元締め役となり、「〇〇さんに聞かないと予約がわからない」という属人化が進みます。管理者は度々かかってくる予約確認の電話に対応せねばならず、本来の業務が中断され続けます。
• 利用実態の把握が不可能： ホワイトボードや紙の記録からは、車両ごとの稼働率や利用時間といったデータを集計・分析することは不可能です。結果として、車両の稼働状況を誰も正確に把握できず、車両台数を最適化することはできません。

ケース2：表計算ソフトの共有ファイルでの予約

ホワイトボードよりは少し進んだ方法に見えますが、本質的な課題は解決されていません。

• 同時編集の壁： 共有サーバー上のファイルでも、同時編集をしている場合、ダブルブッキングが発生しやすくなります。更新のタイムラグもあるので、従業員間での予約変更・キャンセルのすれ違いも起こります。
• スマートフォンからのアクセスの悪さ： 外出先からスマートフォンで共有ファイルを確認・編集するのは非常に困難です。結局、事務所のPCからでないと操作できず、リアルタイム性の欠如は残ったままです。
• 破損・紛失のリスク： 誤って数式を消してしまったり、ファイルそのものを削除してしまったりするリスクが常に伴います。

これらのアナログな管理が引き起こすのは、「予約」という日常業務における小さなストレスです。小さいですが、それが積み重なることで、従業員の生産性を静かに蝕み、管理コストを増大させます。

3. 予約管理のムダをなくす方法

上記で述べた課題を解決するには、社用車の予約管理ができるシステムの導入が近道です。システム導入で、予約管理がどう変わるのか、ポイントを見てみましょう。

予約手続き

いつでも、どこにいても、自分のスマートフォンからアプリを開き、空き状況をリアルタイムで確認。アプリで簡単に予約が完了します。

予約状況の共有

全ユーザーが常に最新の予約状況を共有。誰がいつどの車を使うかが一目瞭然となり、ダブルブッキングは原理的に起こりえません。

予約の変更・キャンセル

スマートフォンアプリから、利用者自身で簡単に変更・キャンセルが可能。変更内容は即座にシステムに反映され、全ユーザーに共有されます。

利用実績のデータ化

車両ごと、部署ごと、個人ごとの利用日時や頻度が自動でデータとして蓄積・可視化されます。

このように、予約管理システムは単に予約を楽にするだけのツールではありません。最大のメリットは、予約管理を自動化することで「データを蓄積し、活用できる」ようになる点です。

4. 社用車の予約管理システムの選び方

「予約管理システムがたくさんあってどれを選べばいいかわからない」という方のために、自社に合った予約管理システムを選ぶための重要なポイントを4つご紹介します。

• 誰でも直感的に使えるか：ツール利用を浸透させるためには、ITツールに不慣れな従業員でも、マニュアルを読まず感覚的に使えることが求められます。
• マルチデバイスに対応しているか：管理者はPCの大きな画面で全体の予約状況やデータを分析し、ドライバーは外出先からスマートフォンで手軽に予約・確認する、といったように、それぞれの利用シーンに合ったデバイスで快適に操作できることが必須です。
• 自社の課題に合った機能が過不足なく揃っているか：多機能なシステムは魅力的ですが、使わない機能が多ければ、その分コストが無駄になります。まずは自社の課題を明確にしましょう。
• 機能の拡張性：アルコールチェック記録の管理や運転日報のデジタル化など、車両管理業務全体を効率化していきたいと考えている方も多いのではないのでしょうか。そうした機能拡張に対応できるシステムを選ぶと、長期的に見てコストパフォーマンスが高くなります。