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紙で管理をしているので、運転日報の内容確認（記入漏れや誤りがないか）、ファイリング、保管に意外と時間がかかっている…。
運転日報に書く項目が多いので、急いでいたり疲れているときは記入が面倒。記入漏れや誤った情報を記載した場合、管理者から差し戻されて修正するのが二度手間に…。
運転日報を手書きで運用していると、判読困難な文字や記入漏れ、記載ミスが発生しやすく、情報の正確性を担保するのが難しい。
月次報告書を作る際、データを集計して分析するのが大変…。手作業での転記や計算が必要で、非常に多くの時間がかかっている。データを探し出すのも一苦労…。
運転日報とは、業務で自動車を使用した場合に残す記録のことです。事業で車を使う企業は作成すべき資料であり、とくに「事業で使う車両数が一定台数を超えている企業」と「トラック運送など貨物自動車運送業を行っている企業」については、運転日報の作成が義務付けられています。
前述のとおり、トラック運送など貨物自動車運送業を行っている企業と事業で使う車両数が一定台数を超えている企業は、作成が義務となっています。安全運転管理者についても道路交通法施行規則にもとづき、業務中の運転状況を把握するために、必要な事項を記録する書類を用意し、運転者に業務終了後に記録させることが義務となっています。
記載する項目については、一般貨物自動車運送事業の許可を受けて運送事業を営む企業と、そうではなく社有車を保有する企業とでは、日報に記載する内容が異なります。運送事業を営む企業の場合では、以下のとおりです。
まず、貨物自動車運送事業者に該当する企業についてです。貨物自動車運送事業輸送安全規則の第8条※によれば、日報に必要な記載事項は以下の通りとなります。
経路や主な経過地における発車および到着の指示があった場合には、その内容を保存 しておく期間は記録から1年間となります。
貨物自動車運送事業輸送安全規則の第8条
続いて、社有車を保有する企業が運転日報に記載するべき項目についてです。道路交通法施行規則第9条の8※によると、貨物自動車運送事業を営む企業以外で、かつ乗車定員が11人以上の自動車なら1台、その他の自動車なら5台以上を使用している企業は、安全運転管理者を選任し、運転日報を作成する必要があります。この場合の運転日報で、最低限必要な記載項目は以下のとおりです。
業務効率の改善や生産性向上のためには、上記の情報だけでは不充分であるため、他の情報も記載するようにしておくといいでしょう。たとえば、同乗者、行き先、利用目的、車両情報、燃料購入の有無、その他点検項目などです。
いずれにせよ、少なくない情報量となるため、手書きではなくパソコンを利用する、あるいはアプリのシステムを利用すれば管理も楽になり、従業員の手間も軽減できます。
道路交通法施行規則第9条の8
運転日報は最低1年間、保管することが指導されています。なぜ1年かというと、安全運転管理者が作成する業務日誌として公安委員会に提出するケースもあるためです。ただし、運転日報には運転手情報も記載されています。労働基準法における「労働関係に関する重要な書類を5年間保存しなければならない」にならい、5年間は保存しておいた方がいいという考えもあります。そのため、5年間は保存しておいた方が無難といえるでしょう。
運転日報には指定のフォーマットはないので、必要な記録事項が網羅されていれば、紙や表計算ソフトでも問題ありません。ただし、運転日報の手書き作成は「ドライバーの書いた字が読めない」「正確性に欠ける」「集計作業や月報作成に時間がかかる」などデメリットも多いのが実情です。安全運転管理者・ドライバー双方の業務負荷を減らすためには、運転日報を含めた安全運転管理業務のデジタル化を進めましょう。
紙の運用をなくしデジタル化することで、業務全体の負荷を減らせます。過去の日報がデータとして保存されるので、必要な情報を簡単に探し出すことができます。
総走行時間や総走行距離など月次報告に必要な情報が自動で収集できるので、報告書作成がグンとラクに。
日報の入力項目に沿って誰でも簡単に報告可能。記入漏れがあれば、アラートで提出を促してくれます。
スマートフォンを使うので、遠方の出張先でも業務時間を問わず報告できます。
+ さらに
「MobilityOne 安全運転管理」は運転日報だけではなく、アルコールチェックや日常点検の記録も一元管理。必要な情報に素早くアクセスできるので、過去の履歴を遡る手間がなくなり、管理業務の負荷を大幅に軽減します。
